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FAQ

FAQ

L’accès au service


Comment me connecter à la plateforme de contrat d'apprentissage ?
La connexion à la Plateforme se fait via le système d’authentification édité par le ministère du Travail (Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle) et accessible à l’adresse https://mesdemarches.emploi.gouv.fr,
 

Comment fonctionne le service ?


A quoi sert ce service ?
Grace à ce service, l’employeur public transmet le dossier complet à la Dreets dont il relève et qui est en charge du dépôt du contrat. Ce au plus tard dans les 5 jours qui suivent le début d’exécution du contrat.
Qui sont les utilisateurs de ce service ?
  • les employeurs publics : définis selon leur catégorie juridique (ex: Service central d'un ministère, Département, Collectivité territoriale, Établissement d'hospitalisation, Syndicat inter hospitalier, …) ;
  • les apprentis, et leurs représentants légaux , le cas échéant ;
  • les Centres de Formation des Apprentis (CFA), qui visent le contrat.
Que comprend le dossier complet à transmettre via ce service ?
Le dossier complet comporte :
  • les rubriques du formulaire renseignées : toutes les informations demandées sont nécessaires à l’instruction du dossier
  • l’attestation de l’employeur quant à l’éligibilité du maître d’apprentissage à cette fonction (matérialisée par la case à cocher sur le formulaire) ;
  • la convention d’aménagement de durée, le cas échéant
Quels sont les délais de dépôt et de traitement ?
Au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent la date de début de l’exécution du contrat, l’employeur public transmet à la direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités (DDETS) compétente le dossier complet (contrat d’apprentissage dématérialisé, convention de financement conclue avec le CFA, convention tripartite d’aménagement de la durée du contrat, le cas échéant) . À réception du contrat, la DDETS vérifie le respect des conditions que celui-ci satisfait aux conditions suivantes :
  • l’éligibilité de la formation à l’apprentissage (art. L. 6211-1 code du travail) ;
  • l’âge de l’apprenti (art. L. 6222-1 à L. 6222-3 code du travail) ;
  • la rémunération réglementaire de l’apprenti (art. D. 6222-26 à D. 6222-33 du code du travail).
La DDETS statue sur le dépôt du contrat dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l’ensemble des documents mentionnés ci-dessus. Le silence gardé par la DDETS pendant 20 jours vaut acceptation. Si le dépôt du contrat d’apprentissage est refusé, les parties au contrat et le CFA en sont informés et le motif de refus est précisé.
Comment se déroule la signature électronique ?
Une fois votre dossier finalisé, vous aurez le choix entre une signature “papier”, c’est à dire par vos propres moyens, ou une signature électronique. Si vous optez pour la signature électronique, vous aurez alors à saisir les coordonnées des signataires : Apprenti, employeur, CFA et éventuel représentant légal de l’apprenti.
Les courriels renseignés dans la rubrique “Employeur” du formulaire permettent de pré-remplir les informations sur l’écran d’ajout de signataires.
Les signataires ne doivent pas créer de compte sur la plateforme pour pouvoir signer le document : tout est géré par notifications courriel et sur la plateforme Yousign, depuis laquelle ils pourront également télécharger le document.
Voici le déroulement des différentes étapes, lorsque la signature électronique sera activée sur la plateforme :
 

Les contrôles automatiques opérés par le service


Quels contrôles du Siret ?
le Siret est actif
L’outil s’assure que le Siret saisi est actif au jour de la conclusion du contrat d’apprentissage . Il s’appuie pour cela sur la base Sirene Puis l’outil vérifie, à partir de la catégorie juridique rattachée au Siret, que l’employeur est bien public
comment la structure est identifiée comme “employeur public” ?
L’outil exploite la donnée relative à la catégorie juridique de l’employeur, accessible à parti du n° de siret, pour vérfier si celle-ci figure sur la liste, produite par la DGAFP, des employeurs publics, définis selon leur catégorie juridique publique.
 
Quels contrôles de la rémunération ?
contrôle des dates et périodes
L’outil s’assure de la cohérence des dates d’exécution du contrat et de la formation, il calcule les périodes
contrôle des montants
L’outil a intégré les pourcentages minimaux légaux de rémunération en fonction de l’âge de l’apprenti et de l’année d’exécution du contrat.
Ces pourcentages minimaux concernent les cas de droit commun ; le calcul ne tient pas encore compte des cas spécifiques (majorations, contrat successif chez le même employeur, allongement de la durée du contrat ou réduction de la durée de contrat en cas d’entrée en apprentissage en cours de cycle de formation ou en licence professionnelle).
Pour tenir compte des salaires minimaux conventionnels et des rémunérations plus avantageuses que le minimum légal, il est possible d’augmenter les seuils, par saisie manuelle (1) ou utilisation des curseurs (2).
Il est également possible d’ajouter des décimales aux seuils ; dans ce cas, seul le point est autorisé et non la virgule.
notion image
 
Quels contrôles de la formation ?
contrôle sur l’organisme de formation
L’outil vérifie que le couple UAI -Siret est connu du référentiel
contrôle sur la formation
L’outil s’assure que les codes diplôme et RNCP sont connus de l’Education Nationale et de France Compétences et que la formation est bien éligible à l’apprentissage
 

Les questions liées à la complétude du formulaire


D’où proviennent les champs pré-complétés dans les menus déroulants du formulaire ?
Pour faciliter la complétude du formulaire, l’outil a reporté l’ensemble des référentiels décrits dans la notice du Cerfa papier dans les menus correspondants à chacune des rubriques Retrouvez ici le cerfa originel et sa notice explicative
Quelles sont les règles de droit relatives au contrat d’apprentissage ?
Le service se base sur Le Précis de l’apprentissage qui constitue un document de référence sur la mise en œuvre de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel en ce qui concerne les modalités applicables à l’apprentissage.
Certains champs sont pré-complétés, pourquoi ?
Les champs pré-complétés sont issus de bases officielles. Les éléments relatifs à l’entreprise sont extraits de la base Sirene produite par l’Insee Les données relatives aux formations proposées seront issues du catalogue des formations en apprentissage collectées par chacun des Carifs
Peut-on modifier les éléments pré-complétés ? Pour faciliter la complétude du formulaire, ces données peuvent être modifiées. ⚡Il vous appartient de modifier ces données également à la source, auprès de son producteur.
Si vous êtes un employeur, et que vous modifiez un des champ pré-complétés à partir de la donnée Siret, demandez auprès de l’Insee une modification de vos informations : https://www.insee.fr/fr/information/2015441
Si vous êtes un CFA, et que les données de vos formations sont erronées ou n’apparaissent pas à la saisie de votre Siret, contactez votre Carif-Oref qui publie vos formations en apprentissage. Pour ajouter une offre de formation au Catalogue de l’offre de formation en apprentissage, déclarer auprès du Carif-Oref de votre région en allant sur la page "référencer son offre de formation "
Si vous êtes un CFA, pour modifier les caractéristiques de votre organisme (raison sociale, SIRET, adresse postale, etc.), vous pouvez vous rapprocher de l’INSEE afin de réaliser les modifications à la source : https://www.insee.fr/fr/information/2015441
 
 
 
 
 

La vie du dossier


Que signifient les différents statuts du dossier (brouillon, en cours de signature, à télétransmettre...) ?
Les statuts du dossier, que vous pourrez retrouver sur votre tableau récapitulatif.

1- Brouillon
Le dossier est en cours de complétion. La modification est possible par vous ou par les personnes à qui vous avez partagé le dossier ou à qui vous avez partagé votre espace (selon l’habilitation que vous leur avez attribuée : plus d’informations dans la section suivante sur les rôles).
 
2 - En cours de signature
Le dossier comporte la ou les pièces jointes obligatoires, le lieu et la date de signature du contrat ont été renseignés, vous avez vu le cerfa complété et avez cliqué sur
Puis vous avez confirmé en cliquant sur “Oui, passer au téléchargement” , le dossier n’est alors plus modifiable et vous vous apprêtez à le faire signer.
 
3 - A télétransmettre
 
Vous pouvez le télétransmettre aux services en charge de l’instruction du dossier. La plateforme ne prévoit pas de téléverser le contrat signé et il vous appartient de conserver le contrat signé par toutes les parties.
 
4 - Transmis
 
Le dossier est transmis aux services en charge de l’instruction du dossier, en attente de prise en charge par un gestionnaire.
 
5 - En cours d’instruction
 
Le dossier est pris en charge par un gestionnaire qui va étudier la conformité de votre dossier.
 
6 - En attente de compléments
 
Si le dossier est incomplet ou refusé, vous retrouvez la possibilité de modifier les éléments puis de télétransmettre à nouveau le dossier modifié.
Afin de modifier le contrat lorsqu’il est au statut “en attente de compléments”, vous pouvez cliquer sur le bouton “modifier” tout en bas de la page de l’étape 4 du contrat, ou depuis la page d’accueil depuis l’icone d’action rapide à droite du nom du contrat.
 
7 - Non déposable
 
Le dossier est incomplet ou refusé, il ne peut pas être déposé en l’état. Contrairement au statut “en attentes de complément”, ce statut ne permet pas de modifier de nouveau le contrat.
 
8 - Validé
 
Le dossier est déposé, vous recevez une notification vous informant du numéro de dépôt.
 
 
Que signifient les différents rôles de partage (gestionnaire, rédacteur, lecteur) ?
Il est possible de partager :
  • un espace comportant tous les dossiers
  • un dossier unitaire
    •  
      Etape 1. Partage du dossier ou de l’espace par le propriétaire
       
      En tant que propriétaire, lorsque vous partagez un dossier ou un espace, vous devez renseigner le courriel du bénéficiaire du partage ainsi que son rôle.
      Voici une illustration de ce que chaque rôle permet :
notion image
Etape 2. Bénéfice du partage de dossier ou d’espace
 
L’email que reçoit le bénéficiaire du partage propose un bouton “accéder au dossier” (ou accéder à l’espace).
Au clic, le bénéficiaire accède au portail de connexion.
S’il ne dispose pas déjà d’un compte (sur la plateforme ou sur le portail “Mes démarches Emploi & Formation”), il va devoir en créer un.
Jusqu’à ce qu’il créée son compte, le bénéficiaire du partage apparaît comme “Invité non vérifié”.
 
Exemple d’organisation
 
Note : pour des raisons de sécurité liées à l’authentification, un compte = une adresse courriel. Il n’est pas possible :
  • d’utiliser la même adresse courriel pour créer plusieurs comptes ;
  • de se connecter simultanément avec le même compte.
 
Si par exemple vous faites partie d’un service où vous êtes plusieurs à gérer les dossiers, chacun pouvant intervenir à tout moment sur tous les dossiers, vous pouvez :
  1. créer un compte pour le service (avec le courriel générique du service)
  1. puis partager l’espace à chaque collaborateur du service
  1. chacun reçoit une invitation à créer un compte et devra utiliser sa propre adresse. Le partage avec le rôle “gestionnaire” permettra à chacun de gérer toutes les situations : intervenir sur un dossier, partager les dossiers avec des personnes extérieures au service, partager l’espace en cas de nouvel arrivant dans le service, ...
Mon dossier télétransmis a été déclaré “non déposable” par les services d’instruction, comment se passe la suite ?
Pour l’instant, vous ne pouvez malheureusement pas corriger le dossier sur la plateforme pour le télétransmettre à nouveau (cela fait l’objet d’une évolution à venir).
Vous devez donc passer par les autres canaux disponibles, c’est-à-dire faire signer la version corrigée et la transmettre par courrier ou courriel au service administratif en charge de l’instruction et du dépôt du dossier dont vous trouverez les coordonnées sur cet annuaire.
 

Les prochaines évolutions


Le service évolue en continu grâce à vos retours.
Voici les prochaines évolutions envisagées (liste non exhaustive) :
 
  • Permettre la recherche d’un dossier avec le nom, prénom de l’apprenti, de l’employeur, du CFA, ... ;
  • Permettre d’enregistrer des données pour pouvoir les réutiliser (par exemple, vous ne remplissez qu’une seule fois les informations de la rubrique employeur puis vous pourrez les réutiliser pour vos dossiers suivants, idem pour les rubriques Formation, ...) ;
  • Partager son dossier à l’Assistance : l’assistance accède au dossier en lecture et vous accompagne facilement dans votre questionnement ;
  • Signer électroniquement : un nouveau parcours vous permettra de choisir la signature électronique pour tout ou partie des signataires ;
  • Connaître les différents statuts de prise en charge du dossier une fois qu’il est télétransmis (en cours d’instruction, à modifier, déposé) ;
  • Calcul automatique de la rémunération pour les cas spécifiques (licence professionnelle, succession de contrats, ...) ;
  • Import automatique des éléments du contrat initial (si avenant) ou du contrat précédent (si contrat successif) ;
  • Signalement d’une rupture ;
  • Détection d’un doublon en cours de saisie (saisie simultanée sur la plateforme) ou par rapport à un contrat déjà transmis par un autre moyen ;
  • Tableau de bord d’un espace (statistiques sur le volume de dossiers selon leur statut d’avancement, leur type, ...).